¿Como alegar desacuerdo ante una no conformidad ISO 9001?

Las no conformidades son parte del crecimiento de una organización, pero te ha pasado que no estas conforme con la no conformidad que te levanto el auditor, en este articulo abordaremos todo lo que debes saber para alegar incoformidad ante una no conformidad.

Es importante que conozcas los siguientes terminos:

¿Qué es una no conformmidad?

Una no conformidad es cualquier desviación de los requisitos establecidos en el sistema de gestión de la calidad. Pueden ser internas o externas, y pueden estar relacionadas con los productos o servicios, los procesos, los recursos o el personal de la organización.

¿Quien detecta una no conformidad?

Cualquier persona o entidad que tenga conocimiento de una no conformidad puede detectarla. Las personas más comunes que detectan no conformidades son:

• Los empleados de la organización: Los empleados son los que están más familiarizados con los procesos y productos de la organización, por lo que son más propensos a detectar no conformidades.
• Los clientes: Los clientes son los que están más afectados por las no conformidades, por lo que son más propensos a informar de ellas.
• Los proveedores: Los proveedores pueden detectar no conformidades en los productos o servicios que proporcionan a la organización.
• Los auditores: Los auditores externos pueden detectar no conformidades durante las auditorías.

Las no conformidades pueden detectarse de diversas maneras, como:

• Auditorías internas: Las auditorías internas son una forma sistemática de evaluar el cumplimiento del sistema de gestión de la calidad.
• Quejas de los clientes: Las quejas de los clientes son una señal de que puede haber una no conformidad.
• Inspecciones: Las inspecciones son una forma de verificar el cumplimiento de los requisitos.
• Mediciones: Las mediciones se utilizan para recopilar datos sobre el desempeño del sistema de gestión.
• Análisis de datos: El análisis de datos se utiliza para identificar patrones o tendencias que pueden indicar una no conformidad.

Es importante que las organizaciones tengan un proceso eficaz para la detección de no conformidades. Esto ayudará a garantizar que las no conformidades se identifiquen y se aborden de forma oportuna.

¿Cómo debe estar redactada una no conforidad?

Una no conformidad debe estar redactada de forma clara, concisa y objetiva. Debe incluir los siguientes elementos:

• Descripción de la no conformidad: La descripción debe ser lo suficientemente clara para que cualquier persona pueda entenderla. Debe incluir una descripción del problema, el requisito que se incumple y el impacto de la no conformidad.
• Requisito incumplido: El requisito incumplido debe identificarse de forma clara y precisa.
• Evidencia de la no conformidad: La evidencia debe apoyar la descripción de la no conformidad. Puede incluir documentos, registros, fotografías o cualquier otra información que sea relevante.
• Fecha de detección: La fecha de detección es la fecha en que la no conformidad se identificó por primera vez.

3 Ejemplos de redacción de no conforidades

1.- En la auditoria realizada el 30-12-24 no se demostro evidencia que durante el año 2024, no se han realizado encuestras de satisfacción del cliente incumpliendo el requisito 9.1.2 Satisfaccion del cliente ISO 9001.

2.- Durante la auditoria realizada el 30-12-24 se determino que el formulario F-GGHH-002 de evaluación de competencias presenta campos vacios en evaluación de competencias, incumpliendo el requisitos 7.5 Información documentada de la ISO 9001.

3.- Al momento de auditar el proceso de compras el dia 30-23-24, se evidencio que de 5 proveedores solo 2 fueron auditados y no estan incluidos en el listado de proveedores criticos. Incumpliendo el requisitos 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente de la ISO 9001.

¿Como alegar estar en desacuerdo con una no confrmidad?

Si no está conforme con una no conformidad, tiene derecho a alegar su no conformidad. La alegación de no conformidad es un proceso formal que permite a una persona o entidad expresar su desacuerdo con una no conformidad.

Para alegar su no conformidad, debe presentar una alegación por escrito a la organización que ha emitido la no conformidad. La alegación debe incluir los siguientes elementos:

• Una descripción de la no conformidad con la que no está conforme.
• Una explicación de las razones por las que no está conforme con la no conformidad.
• Toda la información relevante que respalde su alegación.

Una vez que la organización haya recibido su alegación, tendrá un plazo para considerarla. La organización puede aceptar su alegación, rechazarla o solicitarle que proporcione más información.

Si la organización acepta su alegación, se retirará la no conformidad. Si la organización rechaza su alegación, puede apelar la decisión.

Aquí hay algunos consejos para alegar su no conformidad:

• Sea claro y conciso: Su alegación debe ser clara y concisa. Debe explicar claramente el motivo de su desacuerdo con la no conformidad.
• Sea objetivo: Evite expresar opiniones o juicios. Su alegación debe basarse en hechos y evidencia.
• Incluya toda la información relevante: Asegúrese de incluir toda la información necesaria para respaldar su alegación.

La alegación de no conformidad es un proceso importante que puede ayudar a garantizar que las no conformidades se identifiquen y se aborden de forma justa.

Aquí hay un ejemplo de una alegación de no conformidad:

A quien corresponda,

Principalmente saludarles y agradecerles por la auditoria realizada en dias pasados, de la cual estamos conscientes de el impacto de mejora que eso genera. El presente documento es una alegación de desacuerdo con la no conformidad identificada con el número [número de la no conformidad].

Les comparto que estoy inconforme con la no conformidad porque creo que el requisito incumplido no se aplica a nuestro caso. El requisito incumplido establece que [descripción del requisito incumplido]. Sin embargo, en nuestro caso, [explicación de por qué el requisito no se aplica].

Adjunto a esta carta la siguiente información que respalda mi alegación:

• [Lista de documentos, registros o cualquier otra información relevante].

Solicito que la organización considere mi alegación y la retire.

Atentamente, [Su nombre]

En caso de que te respondan y te expliquen o mejoren los terminos de la no conformidad. Es recomendable que la asumas y le des el tratamiento adecuado, recuerda que esto forma parte de la mejora continua.

¿Cómo gestionar las no conformidades?

Cuando se identifica una no conformidad, es importante tomar medidas para corregirla de forma eficaz. El proceso de gestión de las no conformidades debe incluir los siguientes pasos:

1. Identificación de la no conformidad: El primer paso es identificar la no conformidad. Esto se puede hacer mediante la realización de auditorías internas, la revisión de la información de los clientes o la detección de quejas.
2. Análisis de la causa raíz: Una vez identificada la no conformidad, es importante analizar la causa raíz. Esto ayudará a evitar que la no conformidad vuelva a ocurrir.
3. Implentación de acciones correctivas: Una vez identificada la causa raíz, se deben implementar acciones correctivas para resolver el problema.
4. Seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas: Es importante seguir la eficacia de las acciones correctivas para asegurarse de que resuelven el problema de forma eficaz.

Las no conformidades del sistema de gestión son una parte inevitable de cualquier organización. Sin embargo, es importante que las organizaciones tengan un proceso eficaz para identificar, gestionar y corregir las no conformidades. Al seguir los consejos anteriores, puedes crear un sistema de gestión de la calidad que te ayude a evitar las no conformidades y a mejorar el desempeño de tu organización.