La gran pregunta al momento de implementar la norma ISO 9001 es ¿Qué significa PROCESOS DEL SGC en ISO 9001? la norma ISO 9000 define a Proceso como un conjunto de actividades interrelacionadas que utilizan entradas para proporcionar un resultado previsto. Seguramente cuando lees esta definición lo relacionas con proceso productivo de una linea de producción o con departamentos de la empresa. Ahora bien, a terminos de la norma ISO 9001 la implementación de los procesos en el sistema de gestión de la calidad es un proceso continuo que requiere la participación de toda la organización. El objetivo es establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad que cumpla con los requisitos de la norma ISO 9001.
Para implementar los procesos en el sistema de gestión de la calidad, se pueden seguir los siguientes pasos:
Primer paso definir los procesos
El primer paso es definir los procesos que componen el sistema de gestión de la calidad. Los procesos deben estar relacionados entre sí y deben contribuir a la consecución de los objetivos de la organización.
Un ejemplo para ayudarte a definir los procesos es: Realiza un ejercicio con los lideres de la organización con el objeto de desarrollar un flujograma donde reflejen desde donde inicia la razon de ser de la empresa normalente es negociacion y presentación del servicio o producto y finalizan con la entrega del servicio o producto. Algo así: Captación de posibles clientes – presentacion del servicio o producto- oferta del servicio o producto- una vez se acepte el servicio o producto se establecen acuerdos- se ofrece el servicio o se entrega el producto- se evalua la satisfaccion del cliente.
Una vez ya tengas el diagrama al lado de cada etapa del flujograma coloca que departamento ejecuta la actividad es decir: calidad, compras, ventas….. Al culminar ya tienes cuales son tus procesos y tus macroprocesos. Proceso: Captacion de cliente, entrega de producto, oferta del servicio. Macroprocesos: Calidad, mantenimientos, ventas, compras. En nuestros recursos tienes un documento que te funcionara para definir tu proceso.
Normalmente el resultado de esta etapa es el:
- Mapeo de procesos: El mapeo de procesos es una técnica que ayuda a visualizar los procesos y sus interacciones
- Análisis de procesos: El análisis de procesos es una técnica que ayuda a entender cómo funcionan los procesos y cómo se pueden mejorar
Segundo paso documentar los procesos del SGC en ISO 9001
Una vez definidos los procesos, se deben documentar. La documentación debe ser clara, concisa y fácil de entender. El tema de la documentación es acorde a la organización, recomendamos documentes todo, aunque ISO 9001, no exige que se documente, lamentablemente muchas veces nos ha pasado que por no estar documentado las personas de la organización no la ejecutan. Entonces, recomendamos eso: Documentar todo, ahora bien, con esto no decimos que te llenes de documentos NO! Documenta lo necesario para cumplir con los requisitos. Aqui tiene los recursos.
La documentación de los procesos puede incluir los siguientes elementos:
- Definición del proceso: Descripción del proceso, su propósito, entradas y salidas.
- Procedimientos del proceso: Descripción de los pasos que se deben seguir para implementar el proceso.
- Registros del proceso: Documentación que respalda la implementación del proceso.
Tercer paso implementar los procesos en SGC
El siguiente paso es implementar los procesos. Esto implica asignar recursos, establecer procedimientos y capacitar al personal. Y mas alla de eso, lo más importante es la comunicación. Por ello, te sujerimos los recursos para las formaciones. Ademas de asignación de recursos: Se deben asignar los recursos necesarios para implementar los procesos, como personal, equipos y materiales.
Cuarto paso monitorear y controlar los procesos del SGC ISO en 9001
Una vez implementados los procesos, se deben monitorear y controlar para asegurarse de que se están cumpliendo los requisitos.
Para monitorear y controlar los procesos, se pueden utilizar las siguientes técnicas:
- Revisión de los procesos: Revisión periódica de los procesos para identificar oportunidades de mejora.
- Medición de los procesos: Medición de los procesos para evaluar su desempeño.
- Acciones correctivas y preventivas: Acciones tomadas para eliminar las causas de las no conformidades y para evitar que ocurran.
Para soportar esta etapa nos ha funcionado realizar auditoria documental ojo unica y exclusivamente evaluar las versiones. Con esto obtendremos una % de cumplimiento y a partir de allí, ejecutaremos seguimiento del cierre de las brechas detectadas.
Quinto paso mejorar los procesos de SGC en ISO 9001
Los procesos deben mejorarse de forma continua para garantizar que se están cumpliendo los requisitos y que se están satisfaciendo las necesidades de las partes interesadas.
Para mejorar los procesos, se pueden utilizar las siguientes técnicas:
- Investigación de las oportunidades de mejora: Identificación de oportunidades de mejora en los procesos.
- Implementación de las mejoras: Implementación de las mejoras en los procesos.
- Evaluación de las mejoras: Evaluación del impacto de las mejoras en los procesos.
En esta etapa nos funciona realizar revisión documental de acuerdo a lo definido en el procedimiento, es decir tiempos de vigencia y revisión que normalmente es anual.
La implementación de los procesos del SGC ISO 9001 es un proceso continuo que requiere la participación de toda la organización. Al seguir los pasos descritos anteriormente, las organizaciones pueden implementar un sistema de gestión de la calidad eficaz que les permita cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001.
Aquí hay algunos consejos adicionales para implementar los procesos en el sistema de gestión de la calidad:
- Involucrar a las partes interesadas: Las partes interesadas, como los clientes, los proveedores y los empleados, deben estar involucradas en el proceso de implementación.
- Adoptar un enfoque práctico: El enfoque debe ser práctico y adaptable a las necesidades de la organización.
- Comunicar de forma efectiva: La comunicación es esencial para el éxito de la implementación.
